Agile Methoden/ 29.06.2022 / Expertengruppe Agile

Mehr Agilität durch Digital Value Streams

Traditionelle Unternehmensorganisationen zeichnen sich in der Regel durch die strukturelle Bündelung von „Gleichgesinnten“ aus – beispielsweise in einer zentralen IT-Softwareentwicklungsabteilung oder einem zentralen Vertrieb. Diese Organisationeinheiten werden wiederum durch Projekte miteinander verbunden, um auf diese Weise zusammenzuarbeiten und Ergebnisse zu liefern.

Die Idee dahinter klingt so einfach wie erfolgversprechend: Bündelung aller Expertise in einem schlagkräftigen Team, um so auch die schwierigsten Aufgaben bestmöglich und effizient abzuarbeiten und diese Leistungen allen Projekten und Produkten zugänglich machen zu können. Ihnen gemein ist die Bündelung von Expertise und Spezialwissen einer Disziplin in einer eigenen Organisationseinheit. Jede Organisationseinheit fokussiert sich dabei, die ihr zugewiesene Arbeit möglichst effektiv und effizient umzusetzen.

Schwächen bisheriger Organisationsformen

Doch das traditionelle Organisationsmodell bringt auch Nachteile mit sich. Die meisten Herausforderungen resultieren aus den zwangsläufig notwendigen Übergaben (Handovers) zwischen den verschiedenen Expertise-Bereichen und Organisationseinheiten. Diese Handovers erfolgen in der Regel in Form von umfassenden Dokumenten oder Übergabegesprächen, bei denen es gilt, innerhalb kürzester Zeit, teils sehr komplexe Sachverhalte zu vermitteln.

In der Praxis zeigen sich dabei eine Vielzahl von Problemen: Missverständnisse, Wissensverlust aufgrund der immensen Informationsdichte, mehrfache Rückfragen oder Zeitdruck. Erschwert wird die Situation meistens noch dadurch, dass die Spezialisten*innen oft gleichzeitig in mehreren Projekten unterstützen. Agile Vorgehensweisen wie beispielsweise Scrum zeigen die Schwächen dieser Organisationsmodelle verstärkt auf.

Der Value Stream steht im Fokus aller Prozesse

Daher ist auch die Organisation so zu strukturieren und aufzubauen, dass sie den Prozess der Wertschöpfung („Value Stream“) abbildet und unterstützt – anstelle sich auf Zwischenergebnisse („Output“) zu fokussieren und zu spezialisieren.

Der Value Stream beginnt bereits mit der Ideenfindung, schließt die komplette Umsetzung, aber beispielsweise auch Marketing, den Betrieb in Produktion und das Einholen von Feedback für eine kontinuierliche Verbesserung ein – also alle Tätigkeiten die notwendig sind, damit das Produkt am Ende zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann.

Die Reorganisation entlang des Value Streams hat zur Folge, dass alle Beteiligten einen deutlich stärkeren fachlichen und inhaltlichen Fokus auf das das Produkt haben. Gleichzeitig entwickeln die Teams eine hohe Stabilität, da sie nicht mehr für unterschiedliche Projekte und Produkte unterwegs sind.

Die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern*innen in einem Value Stream ist deutlich enger als vorher. Sorgt man in diesem Team für Transparenz hat man beispielsweise einen mächtigen Katalysator zur Verbesserung des Risiko- und Qualitäts-Managements. Ist für alle transparent, was passiert, wie der aktuelle Stand des Produkts ist, und so weiter, können die jeweiligen Experten deutlich früher Feedback geben und eingreifen als in einer klassischen Organisationsform. Fehler können so früher entdeckt werden, was am Ende hohe Kosten (zeitlich wie finanziell) verhindert.

Value Streams richtig einführen

Immer mehr Firmen erkennen inzwischen, dass sie eine schlankere und effizientere Organisation benötigen, welche sich mehr auf den „Outcome“ fokussiert. Nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen, sondern auch um im stets zunehmenden Konkurrenzdruck auch bestehen zu können. Unternehmen sollten dies nicht nur frühzeitig erkennen, sondern auch handeln. Eine Transformation in eine echte, Value-Stream orientierte und agile Organisation passiert nicht von heute auf morgen. Sie ist das Ergebnis harter Arbeit und erfordert viel Zeit und Energie, wenn sie denn auch gelingen soll.

Die Arbeitsweise und vor allem die beteiligten Menschen, deren Mindset und ihr Selbstverständnis müssen sich ändern, damit man von dieser neuen Unternehmensaufstellung profitieren kann. Damit diese Umstellung funktionieren kann bedarf es einer strukturierten und wohl durchdachten Einführung. Ein entsprechendes, aktives Change-Management ist somit unerlässlich. Es bedarf also Coaches, welche mit ihrer Methoden-Kompetenz und Erfahrung die Organisation unterstützen, die Transformation zu einem Erfolg zu führen.

Somit sind die Unternehmen gut beraten, lieber zu früh als zu spät damit zu beginnen. Ganz nach dem Motto „think big, start small“ sollten sie mit einem Teil des Unternehmens beginnen, um so Erfahrungen zu sammeln und zu lernen.

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